Fpa | WayAcross

O Desafio

Criar uma plataforma para substituir o processo atual manual e fragmentado, que lhes permitisse ter uma maior gestão dos espaços de treino e salas de apoio aos mesmos, bem como permitir controlar a limitação de número de atletas que frequentam simultaneamente cada uma das salas, fruto das restrições impostas pela Covid-19.

Este controlo teve ainda uma maior necessidade por parte da FPA devido à pandemia que a todos nos afetou, tendo-lhes provocado além da limitação do número de atletas que poderiam estar presentes em cada espaço, ainda tinham o período de desinfeção após cada atividade.

Esta plataforma teria de permitir a serem os atletas ou respetivos treinadores a fazer as suas próprias marcações, respeitando as prioridades dos níveis dos atletas em que estes estão inseridos. Além disso, permitir a privacidade dos treinos de cada um.

Aplicar ainda sanções automáticas caso falta aos treinos agendados, podendo estas serem justificadas e sujeitas a uma avaliação posterior.

Análise e Levantamento de Requisitos

Após o levantamento de todos os requisitos necessários para a plataforma, passámos à análise, e mapeamento de todo o processo para podemos propor uma solução à FPA que lhes resolvesse os problemas.

Nesta análise ainda conseguimos identificar problemas não identificados inicialmente pela FPA, como o controlo de entradas nos espaços.

Agendas

Atletas:
Foi criado para os atletas uma agenda de todas as suas marcações, permitindo assim um melhor planeamento do seu dia.
- Uma área dedicada e adaptada para marcações tanto em computador como em dispositivos móveis.
- Onde indica quais os horários ainda disponíveis para criar a marcação.
- E com as restrições de máximo de eventos por horário, dia e semana.
- Com níveis de prioridade de marcação por categoria de atleta.
- Envio de notificações dos treinos agendados aos treinadores.
Treinadores:
Foi criada uma agenda para os treinadores de todas as suas marcações dos seus atletas, permitindo assim um melhor planeamento do seu dia.
- Ainda a posibilidade de gerir treinos e consultas dos seus atletas.
- Envio automático de notificações de novos treinos agendados aos ateltas.
- E com as restrições de máximo de eventos por horário, dia e semana.
- Com níveis de prioridade de marcação por categoria de atleta.
- Envio de notificações dos treinos agendados aos treinadores.
Profissionais:
Foi criada uma agenda para os treinadores de todas as suas marcações dos seus atletas, permitindo assim um melhor planeamento do seu dia.
- Foi criado para os profissionais uma agenda de todas as suas marcações das suas salas. Permitindo assim um melhor planeamento do seu dia.
- Permitir activar a necessiadade de validação das marcações dos atletas nas salas que administram.
- Criar anotações para cada marcação, permitindo assim um melhor acompanhamento dos atletas.
- Envio automatico de notificações de novos eventos agendados aos ateltas.

Seguranças / Controlo de Entradas

Foi criado um calendário para os seguranças poderem fazer o controlo de entradas dos atletas nos espaços de acesso restrito, validando a presença dos atletas para um controlo de assiduidade.

Gestão e Administração

Capacidade de gestão de atletas, profissionais e marcações.

Gestão de assiduidade, e cancelamento de penalizações automáticas atribuídas aos atletas por não comparecerem aos treinos agendados.

Histórico de Treinos dos Atletas

Vista geral de todas as marcações diárias. Acesso a uma área de gestão de equipamentos, com informação sobre a quem estes estão atribuidos.

Solução & Resultado

Com o sistema a trabalhar conseguiu-se:

Reduzir em 20 horas o trabalho burocrático.
Ter um controlo mais rigoroso das entradas dos atletas.
Mais tempo para acompanhar os treinos dos atletas.
Maior assiduidade dos atletas.
Uma melhor análise da evolução dos treinos, permitindo adaptar os mesmos à necessidades atuais dos atletas.

A ideia na criação de uma plataforma de gestão de acessos ao Centro de Alto Rendimento do Jamor era urgente, pois o gasto de tempo na elaboração de mapas de acesso para as mais diferentes áreas era demasiado.

Assim, a FPA encontrou na WayAcross a resposta que precisava para o desenvolvimento constante de uma plataforma que nos encheu as medidas, sendo que preparamos uma terceira atualização, tal é o ganho de tempo útil diário alcançado.

De salientar o excelente profissionalismo, rapidez e assertividade na resolução de problemas e/ou pequenas correções quando solicitamos, algo fundamental para a continuidade do processo desenvolvido.
Rui Silva
Gerente / PT